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1.认真阅读句子，画出关键词，然后看文段，把相关的词语画出来，每看完一个文段就找对应的句子，把文段中相关信息标上对应句子的序号，方便检查。过程中会出现很混乱的情况，因为有些答案很隐蔽，也会有很多干扰信息，所以必须很认真地阅读。
2.考查对文章结构的把握和整体理解，抽出来的句子一般都是很有逻辑关系的。认真阅读文章，理清文章思路，特别仔细看空格前后句子，看空格处应该放转折关系还是顺接关系还是其他，预测一下空格中要填的意思，然后从后面选项中寻找，如果找不出来就先放着，先做后面的，要画出关键词，特别是表转折，表原因，表结果的词、these,that等代词，和人称代词等，这些都是答案提示。
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1.具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。
2.礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。较重要的礼貌是及时回复对方，较感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。
3.体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。
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